02. ANALISIS JABATAN

Apa yang dimaksud dgn Analisis Jabatan?

•       Analisis Jabatan adalah fungsi MSDM yang berusaha “memotret” masing-masing jabatan dalam organisasi agar diperoleh informasi mengenai aspek-aspek penting jabatan tersebut, seperti tujuan, tugas dan tanggung jawab, kondisi kerja, kompetensi, dsb.

•       Analisis jabatan (job analysis) adalah proses sistematis untuk menentukan berbagai tugas, aktivitas, perilaku, keterampilan, pengetahuan, dan spesifikasi karyawan yang diperlukan untuk menjalankan suatu pekerjaan (jabatan) dalam suatu organisasi. (Werther & Davis 1996, Schuler & Jackson 2006)

Enam Pertanyaan Penting dalam Analisis Jabatan

1. Tugas-tugas mental dan fisik apa sajakah yang dilaksanakan karyawan?
2. Kapan pekerjaan tersebut diselesaikan?
3. Di mana pekerjaan tersebut diselesaikan?
4. Bagaimana karyawan melaksanakan jabatannya?
5. Mengapa jabatan tersebut perlu dijalankan?
6. Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan jabatan tersebut?

Apa hasil dari Analisis Jabatan?

–      Deskripsi Jabatan

–      Spesifikasi Jabatan

Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan

•       Deskripsi jabatan adalah dokumen yang memberikan informasi berkenaan dengan tugas-tugas, kewajiban-kewajiban, dan tanggung jawab suatu jabatan.

•       Spesifikasi jabatan adalah kualifikasi minimum yang harus dimiliki seseorang agar dapat menjalankan jabatan tertentu.

Metode Pengumpulan Informasi Analisis Jabatan

•       Wawancara

•       Kuesioner

•       Observasi

•       Log (Catatan) Pemegang Jabatan

•       Kombinasi

Jenis-Jenis Data yang Dikumpulkan dalam Analisis Jabatan

•       Aktivitas Kerja

–      Aktivitas dan proses kerja

–      Catatan aktivitas (dalam bentuk film, misalnya)

–      Prosedur yang digunakan

–      Tanggung jawab pribadi

•       Aktivitas Berorientasi Karyawan

–      Perilaku manusia, seperti tindakan fisik dan berkomunikasi dalam pekerjaan

–      Gerakan dasar untuk analisis metode

–      Tuntutan kerja pribadi, seperti pengerahan tenaga

•       Mesin, perkakas, peralatan, dan alat bantu kerja yang digunakan

•       Hal Berwujud dan Tidak Berwujud yang Berhubungan dengan Jabatan

–      Pengetahuan yang berkenaan dengan atau diaplikasikan dalam jabatan (seperti dalam akuntansi)

–      Bahan yang diolah

–      Produk yang dibuat atau jasa yang diberikan

•       Hasil Kerja

–      Analisis kesalahan

–      Standar kerja

–      Ukuran kerja, seperti waktu yang dibutuhkan untuk sebuah tugas

•       Konteks Jabatan

–      Jadwal kerja

–      Insentif finansial dan non-finansial

–      Kondisi kerja fisik

–      Konteks organisasional dan sosial

•       Persyaratan Pribadi untuk Jabatan

–      Atribut pribadi seperti kepribadian dan minat

–      Pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan

–      Pengalaman kerja

Apa Manfaat Analisis Jabatan?

•       Sebagai masukan penting bagi fungsi-fungsi MSDM lainnya seperti rekrutmen dan seleksi, penilaian kinerja, manajemen karir, kompensasi, dsb.

•       Sebagai bagian penting dalam perancangan sistem organisasi secara keseluruhan, misalnya untuk pembagian departemen, aliran kerja, serta untuk mendesain ulang jabatan itu sendiri.

Hubungan Analisis Jabatan dengan Fungsi MSDM Lainnya

•       Penyediaan Staf: Proses staffing akan kacau jika rekruter tidak mengetahui syarat-syarat yang diperlukan untuk menjalankan berbagai jabatan.

•       Pelatihan dan Pengembangan: Informasi deskripsi jabatan berguna untuk mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pelatihan dan pengembangan.

•       Penilaian Kinerja: Para karyawan harus dievaluasi berdasarkan seberapa baik mereka menyelesaikan tugas yang ditetapkan dalam deskripsi jabatan mereka.

•       Kompensasi: Perlu diketahui nilai relatif jabatan tertentu bagi organisasi kompensasi finansial yang layak bisa ditetapkan untuk jabatan tersebut.

•       Keselamatan dan Kesehatan: Informasi yang diperolah dari analisis jabatan juga berguna untuk mengidentifikasi masalah-masalah keselamatan dan kesehatan yang mungkin terjadi.   

•       Hubungan Kekaryawanan dan Perburuhan: Deskripsi jabatan bisa memberikan standar evaluasi dan perbandingan bakat agar promosi, transfer, atau demosi karyawan bisa diputuskan secara obyektif.

•       Pertimbangan Legal: Analisis jabatan yang dipersiapkan dengan baik bermanfaat untuk menunjang lagalitas dari praktik-praktik kekaryawanan.

Referensi

•       Mondy, R.W., 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Kesepuluh (terjemahan), Jakarta: Penerbit Erlangga.

•       Schuler, R.S. & Jackson, S.E., 2006, Human Resource Management, International Perspective, Mason: Thomson South-Western.

•       Werther, W.B. & Davis, K., 1996, Human Resources and Personnel Management, 5^th Ed., Boston: McGraw-Hill.

05. ORIENTASI DAN PENEMPATAN

Definisi Orientasi

•       Orientasi adalah upaya pelatihan dan pengembangan awal bagi para karyawan baru yang memberi mereka informasi mengenai perusahaan, jabatan, dan kelompok kerja (Mondy 2008).

•       Orientasi bertujuan membantu para karyawan baru menyesuaikan diri dengan memperkenalkan mereka pada:

–      Peran mereka masing-masing

–      Organisasi dan kebijakannya

–      Rekan-rekan kerja mereka

Format dan Kegunaan Dasar Orientasi (Mondy 2008)

•       Format orientasi bersifat unik untuk setiap perusahaan. Namun beberapa kegunaan dasar diuraikan sebagai berikut:

–      Situasi kerja. Karyawan baru perlu mengetahui bagaimana jabatannya diselaraskan ke dalam struktur organisasi dan tujuan-tujuan perusahaan.

–      Kebijakan dan Aturan Perusahaan. Para karyawan harus memahami kebijakan-kebijakan dan aturan-aturan yang terkait dengan jabatannya masing-masing.

–      Kompensasi. Para karyawan memiliki minat khusus dalam memperoleh informasi mengenai sistem imbalan.  

Format dan Kegunaan Dasar Orientasi

•       Budaya Perusahaan. Budaya perusahaan mencerminkan panduan perilaku bagi para karyawan yang meliputi segala sesuatu mulai dari cara berpakaian hingga cara berbicara.

•       Keanggotaan Tim. Kemampuan dan kemauan seorang karyawan baru untuk bekerja dan berkontribusi dalam tim perlu diperkuat.

•       Pengembangan Karyawan.  Para karyawan perlu disadarkan akan pentingnya kemampuan untuk menguasai pengetahuan dan keterampilan yang terus-menerus berubah.

•       Sosialisasi. Untuk mengurangi kecemasan yang mungkin dialami para karyawan baru, perusahaan harus mengambil langkah-langkah untuk mengintegrasikan mereka ke dalam organisasi informal.

Topik-Topik Orientasi

•       Isu-Isu Organisasional

–      Sejarah

–      Organisasai

–      Nama dan jabatan para eksekutif utama

–      Jabatan dan departemen karyawan

–      Denah fasilitas fisik

–      Masa percobaan

–      Produk atau jasa yang dihasilkan

–      Tinjauan proses produksi

–      Kebijakan dan peraturan perusahaan

–      Peraturan kedisiplinan

–      Buku saku karyawan

–      Prosedur dan penegakan keselamatan

•       Hak-Hak Karyawan

–      Skala bayaran dan waktu bayaran

–      Cuti dan libur

–      Waktu istirahat

–      Tunjangan pelatihan dan pendidikan

–      Konseling

–      Tunjangan asuransi

–      Program pensiun

–      Layanan-layanan organisasi bagi karyawan

–      Program rehabilitasi

•       Perkenalan

–      Dengan atasan

–      Dengan rekan-rekan kerja

–      Dengan pelatih

–      Dengan penasihat karyawan

•       Jabatan

–      Lokasi

–      Tugas-tugas

–      Persyaratan keselamatan

–      Tinjauan jabatan

–      Tujuan

–      Hubungan dengan jabatan-jabatan lainnya

Manfaat Program Orientasi (Werther & Davis 1996)

•       Mengurangi kecemasan karyawan

•       Karyawan baru bisa mempelajari tugasnya dengan lebih baik

•       Karyawan memiliki ekspektasi yang lebih realistis mengenai pekerjaannya

•       Mencegah pengaruh buruk dari rekan kerja atau atasan yang kurang mendukung

•       Karyawan baru menjadi lebih mandiri

•       Karyawan baru bekerja dengan lebih baik

•       Mengurangi kecenderungan karyawan baru untuk mengundurkan diri dari pekerjaan

Penempatan Karyawan

•       Penempatan (placement) adalah penugasan (assignment) atau penugasan kembali (reassignment) seorang karyawan pada sebuah jabatan baru.

•       Sebagian besar keputusan penempatan diambil oleh manajer lini, dalam hal ini atasan langsung karyawan yang bersangkutan.

•       Peran departemen SDM adalah memberi saran kepada manajer lini mengenai kebijakan perusahaan dan memberikan konseling kepada para karyawan. 

Jenis-Jenis Penempatan

•       Promosi: Karyawan dipindahkan ke posisi lain yang lebih tinggi, baik dari segi bayaran, tanggung jawab, dan/atau level organisasionalnya. Ada dua jenis promosi:

–      Berdasarkan prestasi

–      Berdasarkan senioritas

•       Transfer: Karyawan dipindahkan ke posisi lain yang setara, baik dari segi bayaran, tanggung jawab, dan/atau level organisasionalnya.

•       Demosi: Karyawan dipindahkan ke posisi lain yang lebih rendah, baik dari segi bayaran, tanggung jawab, dan/atau level organisasionalnya.

Kaitan Penempatan dengan Orientasi

•       Meskipun dalam promosi, transfer, maupun demosi yang ditempatkan adalah para karyawan yang telah bekerja di perusahaan (bukan karyawan baru), namun mereka tetap perlu menjalani orientasi terkait dengan jabatannya yang baru.

•       Memang para karyawan tersebut bisa jadi sudah memahami dengan baik mengenai aspek-aspek umum perusahaan, seperti strategi, kompensasi, peraturan, dan sebagainya. Namun mereka sedikit banyak pasti mengalami kecemasan terkait masalah interpersonal dan hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan barunya.

Kecemasan Karyawan yang Mengalami Perpindahan Posisi

-          Apakah saya mampu melaksanakan pekerjaan baru dengan baik?

-          Apakah saya akan diterima dengan baik di unit kerja yang baru?

Referensi

•       Mondy, R.W., 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Kesepuluh (terjemahan), Jakarta: Penerbit Erlangga.

•       Werther, W.B. & Davis, K., 1996, Human Resources and Personnel Management, 5^th Ed., Boston: McGraw-Hill.

04. SELEKSI

Definisi Seleksi

•       Seleksi adalah proses bertahap untuk memperoleh dan memanfaatkan berbagai informasi mengenai para pelamar kerja guna menentukan siapa saja yang akan ditarik sebagai karyawan untuk mengisi lowongan posisi-posisi jangka panjang ataupun jangka pendek (Werther & Davis 1996, Schuler & Jackson 2006).

•       Proses seleksi dimulai dari masuknya surat lamaran dan diakhiri dengan keputusan untuk menarik karyawan baru.

Teknik-Teknik Menilai Pelamar (Schuler & Jackson 2006)

•       Riwayat pribadi pelamar

•       Pemeriksaan referensi dan latar belakang

•       Tes tertulis

•       Simulasi kerja

•       Pusat penilaian

•       Wawancara

•       Tes kesehatan

Tahap-Tahap Seleksi
(Werther & Davis 1996)

•       Wawancara awal

•       Tes kerja

•       Wawancara seleksi

•       Pemeriksaan referensi dan latar belakang

•       Pemeriksaan kesehatan

•       Wawancara dengan calon atasan

•       Tinjauan kerja nyata

•       Keputusan penarikan karyawan baru

Jenis-Jenis Tes Kerja

•       Tes Psikologi: Mengukur kepribadian, logika nalar, dan kreativitas.

•       Tes Pengetahuan: Mengukur kemampuan verbal, spatial, numerik, dan kepemimpinan.

•       Tes Kinerja: Mengukur koordinasi fisik, visualisasi ruang, kemampuan bekerja dengan angka dan nama, pemenuhan tuntutan kerja.

•       Tes Sikap: Mengukur kejujuran serta sikap terhadap pekerjaan dan nilai-nilai.

Jenis-Jenis Wawancara
(Werther & Davis 1996)

•       Wawancara tidak terstruktur: Pertanyaan-pertanyaan bersifat spontan (tidak direncanakan terlebih dahulu). Berguna untuk menilai kecocokan pelamar dengan pekerjaan.

•       Wawancara terstruktur: Menggunakan daftar pertanyaan yang sudah baku. Berguna untuk mendapatkan hasil yang valid, terutama jika jumlah pelamar cukup banyak.

•       Wawancara campuran: Kombinasi wawancara terstruktur dan tidak terstruktur. Berguna untuk mendapatkan jawaban yang bisa dibandingkan satu sama lain, namun juga memberikan informasi yang cukup mendalam.

•       Wawancara keperilakuan: Pertanyaan-pertanyaan didasarkan pada situasi hipotetis (rekaan terhadap situasi nyata) untuk melihat cara si pelamar memecahkan masalah. Berguna untuk menilai kemampuan nalar dan analitis pelamar dalam situasi yang cukup menekan.

•       Wawancara stres: Serangkaian pertanyaan yang keras dan beruntun yang sengaja diberikan untuk membuat si pelamar marah. Berguna untuk mencari karyawan yang tepat untuk pekerjaan-pekerjaan yang penuh stres, seperti menangani keluhan.

Proses Wawancara

•       Persiapan pewawancara

•       Penciptaan keakraban

•       Pertukaran informasi

•       Penutupan

•       Evaluasi

Kesalahan Pewawancara

•       Halo Effect: Mengambil kesimpulan hanya berdasarkan informasi yang terbatas, tanpa memandang berbagai karakteristik lainnya dari si pelamar. Misalnya, cenderung menerima orang yang murah senyum dan menolak orang yang memakai jeans tanpa melihat kemampuan mereka yang sesungguhnya.

•       Pertanyaan Mengarahkan: Kecenderungan mendikte pelamar agar memberikan jawaban tertentu. Misalnya: “Apakah Anda suka…?”, “Apakah menurut Anda … itu penting?”, dsb.

•       Bias Pribadi: Pewawancara mendasarkan penilaiannya pada prasangka pribadi terhadap kelompok tertentu. Misalnya menganggap seorang tenaga penjual yang baik harus berpostur tinggi, atau menganggap pekerjaan tertentu lebih cocok untuk pria dan pekerjaan lainnya untuk wanita.

•       Dominasi Pewawancara: Pewawancara lebih banyak berbicara tentang kelebihan dirinya sendiri atau mengajak pelamar berbincang-bincang mengenai sesuatu yang tidak relevan dengan tujuan wawancara.

Kesalahan Peserta Wawancara

•       Tidak serius

•       Berbicara terlalu banyak

•       Membual

•       Tidak mendengarkan

•       Tidak mempersiapkan diri

Referensi

•       Mondy, R.W., 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Kesepuluh (terjemahan), Jakarta: Penerbit Erlangga.

•       Schuler, R.S. & Jackson, S.E., 2006, Human Resource Management, International Perspective, Mason: Thomson South-Western.

•       Werther, W.B. & Davis, K., 1996, Human Resources and Personnel Management, 5^th Ed., Boston: McGraw-Hill.